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【運輸業】月間400枚届く請求書を1枚にまとめ、業務フローの整理と請求書処理にかかわる業務時間を大幅に削減
小田急バス株式会社は、小田急グループの中核的バス会社として、東京都や神奈川県の計6カ所の営業所を拠点に、安全・快適なサービスを提供することで地域に貢献している。サービス面では、小田急電鉄が推進する「子育て応援ポリシー」に賛同し、子育て世代応援施策として小児運賃の低廉化を図ると共に、環境面では今年３月に初のＥＶ（電動）バス２両の運航開始等により環境負荷の軽減にも努めている。一方で、2024年問題と言われる運転士や整備士不足といった社会問題に対応するため、同社では「小田急バスビジョン２０３１」を策定し、ワークライフバランスの充実を図るなど、労働環境の在り方の見直しを進めている。全社的に業務効率化に取り組む中、バックオフィス業務も例外では無く、毎月400件近くある通信費や公共料金の請求書対応に苦慮していた。膨大な請求書の大半がバスの停留所にまつわるもので、請求書の処理業務を効率化すべく、インボイスの一括請求サービス「Gi通信」と「OneVoice公共」を導入。その経緯と選択の理由、期待される効果について、お話をうかがった。
導入前の課題
- 停留所やサプライヤ、部署ごとに届く月間約400枚に及ぶ請求書対応処理が、煩雑で高負荷
- ご利用状況の把握への対応
- インボイス制度導入に伴う業務量増加の懸念
- グループ会社が進めるサステナビリティ経営への対応
導入後の効果
業務工数と現場の作業負荷が激減。現場のコスト管理意識の醸成と改善にも期待
同社では、2023年8月より「Gi通信」を、同年12月より「OneVoice公共」を導入した。もともと本社に集約されていた通信費の請求書は、「Gi通信」の導入で仕分け作業の工数が大幅に減り、担当者の業務負荷が軽減された。「従来は、各通信会社のサイトにアクセスして必要なデータをダウンロード、それを部署別の集計表（Excel）に転記して仕分けるという手順でしたが、今はポータルサイトから部署別にまとめられたデータを取り出し、そのまま仕分けできるようになりました」（木村様）。
導入間もない「OneVoice公共」については、次のように話してくれた。「各拠点でバラバラに管理していた水道光熱費は、請求書の件数も膨大で管理方法にも問題がありました。請求書から使用量と金額をピックアップして本社の総務部に報告する作業だけでも、各拠点で相当な手間がかかり負担だったはずです。本社の方でも報告や請求書がなかなか集まらずに、やきもきすることも少なくありませんでした。事務作業の軽減はもちろん、営業部門と本社双方のストレス軽減にもつながるはずで、導入後の効果には大いに期待しています」。さらに、「明細一覧で各バス停の電気使用量を比較でき、無駄がないかを精査して改善できると考えています。各部署の管理的視点を促していきたいですね」と、バス会社特有の課題解決にも期待を寄せる。
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