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【自治体】RPA×請求書電子化で 加速する自治体DX
世界自然遺産・知床を擁し、その豊かな自然と共に生きる北海道斜里町。同町は「みどりと人の調和」を基本理念に掲げ、農業や漁業といった一次産業を基盤としながら、自然共生と持続可能なまちづくりを推進している。近年では「SHIRETOKO! SUSTAINABLE 海と、森と、人。」をスローガンに観光振興や移住促進にも力を入れ、地域全体の価値向上を目指している。一方で、他の組織と同様に定型的なバックオフィス業務の効率化という課題に直面していた。本記事では、同役場が通信費の請求書処理業務において株式会社インボイスのサービスを導入し、どのように課題解決への一歩を踏み出したのかを詳しく紹介する。
導入前の課題
- 各施設に届く約110枚の紙の請求書を、毎月手作業で伝票起票していた。
- 遠隔地の支所から本庁舎へ伝票を物理的に運搬する必要があり、手間と時間がかかっていた。
- 請求書の到着から支払いまでのリードタイムが短く、担当者の業務を圧迫していた。
- 自治体特有の89通りにも及ぶ細かい予算科目の仕分け作業が、大きな負担となっていた。
- 請求書が紙媒体のためRPAを十分に活用できず、データに基づいた業務自動化が進まなかった。
導入後の効果
RPAとの連携で伝票起票を自動化
サービスの導入後、これまで各施設にバラバラに届いていた請求書はインボイス社に集約され、同役場は毎月1回、請求情報をまとめたCSVデータを受け取るのみになった。
同役場ではこのCSVデータを起点として、既存のRPAが支払伝票を自動で起票する仕組みを構築した。特に効果が大きかったのは、課題であった細かい予算科目の振り分け作業の自動化である。「CSVに含まれる電話番号をキーにして、VLOOKUPであらかじめ設定しておいた勘定科目に自動で振り分けるようにしました」。これにより、担当者が一件ずつ手作業で行っていた煩雑な仕分け作業は完全に不要となった。
「この仕組みは業務の効率化だけでなく、正確性の向上にも大きく貢献していて支払漏れがなくなりました」と担当者は語る。手作業が介在することで発生していたヒューマンエラーリスクを排除し、業務の品質を高めることにも成功した。インボイス社の試算では、サービス導入により月間で約16時間もの業務時間削減に繋がった。データ化を起点としたRPAとの連携は、まさに同役場が目指していたDXそのものであった。
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