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【小売業】テナント・部門ごとの 煩雑な請求書処理を自動化
熊本県の中心市街地に拠点を構え、70年以上にわたり地域の暮らしと文化を支え続けてきた鶴屋百貨店様。 「上質なくらしを提案する郷土のデパート」をキャッチフレーズに、地域社会に深く根差した経営を続けている。 同社は本館、東館をはじめとする4館体制で、百貨店単体として全国でも有数の売り場面積を誇る熊本を代表するリーディングカンパニーである。地域社会への貢献とお客様への価値提供を追求し続ける一方、バックオフィス業務においては、多くの企業と同様に効率化という課題に直面していた。特に、毎月発生する通信費の請求書処理は、その煩雑さから経理部門の大きな負担となっていた。本記事では、同社がどのようにしてその課題を克服し、業務効率化を実現したのかについて詳しく伺った。
導入前の課題
- 毎月約50通、800回線分もの通信費請求書の処理に追われていた。
- 膨大な電話番号をExcelへ手入力し、一つひとつ照合する作業が発生していた。
- 約70部門への仕分け作業が煩雑で、経理担当者の大きな負担となっていた。
- テナントの通信費を立替処理し、毎月の賃料と合わせて請求する必要があった。
- 会計システムに取り込むために、入力したデータを再度加工する手間がかかっていた。
導入後の効果
月8時間の入力・仕分け作業が2時間に！
「Gi通信」導入後の効果は、導入効果は即座に数字で表れた。約50通の請求書が1通に集約され、さらに約800回線分の電話番号に部署やテナントの情報が紐づけられた請求データがインボイスから送付されてくるようになった。
その結果、担当者は簡単な加工と確認作業のみで会計システムに取り込めるようになり、これまで丸1日（8時間）を要していた作業が2時間へと短縮された。
「時間的な余裕が生まれただけでなく、手入力によるミスや確認作業の心理的ストレスからも解放されました。」と高く評価頂いた。
さらに、ペーパーレス化が進んだことも大きなメリットとなっており、以前は処理済みの請求書や伝票をファイルに綴じ、キャビネットで保管していたが、その必要がなくなり省スペース化と管理コストの削減に繋がった。創出された時間は、請求書処理の効率化に留まらず、他のバックオフィス業務のDX推進にも活用されている。
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