◆電話回線との上手な付き合い方 ~「電話回線廃止がスムーズに出来ない」 なんてことありませんか? ~

2017/12/18渡邉 貴之タメになる回線と上手な付き合い方

回線管理で課題解決

~「電話回線廃止がスムーズに出来ない」 なんてことありませんか? ~

人や拠点が増加するにつれて増え続ける通信回線。新しい回線が増える一方で、『いつのまにか使われなくなった回線の料金を支払い続けている・・・』なんていうことはないでしょうか。

また、いざその回線を廃止しようと思ってコールセンターに電話をしても、センターからの質問にきちんと回答することが出来ず、結局センターでの受付が出来なかった・・・という経験がある方もいらっしゃるかもしれません。

そこで今回は、不要になった通信回線をスムーズに廃止するには、どんなことに気を付けたらよいかについてお伝えしたいと思います。

回線廃止のために準備しておきたい3つの項目

「電話1本で廃止の手続きができると思っていた」

「回線をやめるだけなのに、いろいろ聞かれるなんて思わなかった」

通信回線の廃止の手続きがうまくいかなかったとき、みなさんはコールセンターのせいにしていることはないでしょうか・・・

しかし実際は、『回線の管理が出来ていない』事に大きな問題があるのです!

回線を廃止する場合コールセンターから質問される項目は主に以下の内容となります。

  1. 回線の番号
  2. 回線の名義
  3. 回線の設置場所

この3つだけです。たった3つの項目なのですが、これらの項目を正確に管理出来ていない企業がほとんどなのが現状です。

いったいなぜ、これらの基本的な項目の管理ができないのでしょうか。

通信回線の管理でありがちな失敗

通信回線の管理がうまくいっていない要因には、次の2つがあります。

(1) 回線の管理方法が決まっていない

(2) 回線の管理項目を把握していない

この2つとなります。

(1)の管理方法でよくある例では、

・エクセルでの自社管理

・保守会社や手配業者での他社管理

の、どちらかを取っている企業が多いです。しかしどちらも実は有効的な方法ではありません。

エクセルで自社管理している場合は、担当者が変わったタイミングで管理がずさんになったり、

「頻繁に利用する資料ではないので更新していなかった」なんて事も聞きます。

また、

「保守会社や回線手配の専門業者に管理を任せているから安心」だと思っていたら、業務に必要な項目を管理していなかったりで、その場になって困るというケースもあるようです。

管理会社に任せっきりにせずしっかり確認していく事が大切です。

自社できちんと回線管理するために「管理表」を作成しよう

1本の回線には、先ほど挙げた「回線番号、名義、設置場所の住所」のほかにも、さまざまな情報が付随しています。必要な情報を必要なときにスムーズに取り出せるよう、これらの情報をしっかりと管理していくことが必要です。

そのためにおすすめしたいのが『回線管理表』の作成です。『回線管理表』は、頻繁に利用することはありません。しかし管理表がなかったり、あっても項目が不足していたり、使いたいときになかったりすると、今回、お話ししたような「回線の廃止」といったような簡単な手続きにも時間と手間がかかってしまいます。

時間をかけず自社で簡単に必要な項目を管理することが、効率的に業務を行うためにも大切な要素となります!

次回・・・『簡単な回線管理を実現するには・・・』を配信いたします。

ご期待ください!!