◆電話回線との上手な付き合い方 ~ はじめよう、回線管理 ~

2018/01/16渡邉 貴之タメになる回線と上手な付き合い方

回線管理で課題解決

~ はじめよう、回線管理 ~

前回は回線管理の必要性について書きました。今回は回線の解約がスムーズにできるような簡単な回線管理表を作成しましょう。その前に前回のおさらいと作成する上でのポイントをお伝えしたいと思います。

回線解約が面倒な理由!

電話回線を解約したいだけなのに、コールセンターでスムーズな手続きができなかったのはなぜでしょうか。それは大きくは3つの理由が考えられますね。

A コールセンターの連絡先が間違えていた

  ※使っている電話会社と違う会社に連絡している。

B オペレーターに聞かれた内容に回答できなかった

  ※回線番号・名義・設置場所住所など。

C 回答した内容に不備があった

  ※名義が現在の会社名と相違している、住所や建物名が正確ではなかった。

上記の項目で躓かなければ回線の解約はスムーズにできます。

ではこれらの情報はどこにあるのでしょうか。

NTT様に聞いてみたところ、電話やインターネットの契約時(到着は開通前後)にお送りしている、『開通のご案内』や『ご注文内容のお知らせ』に記載があるとの事でした。では『開通のご案内』や『ご注文内容のお知らせ』はどんな書面なのでしょうか。

大切な情報である案内資料の形式は様々!

『開通のご案内』

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『ご注文内容のお知らせ』

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はがきタイプ

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実物を見てみると、A4サイズの書面があったり、はがきのタイプのものがありました。さらに記載されている情報も利用しているサービスによって様々である事が分かりました。これだけ書面も、記載のある情報も様々だと全部記録するのは大変ですね。

しかしスムーズに手続き出来なかった 「A~C」の理由を考えると、全部の管理する必要はなさそうです。

回線管理に必要な項目はこれだ!

① ご利用電話会社名

② 連絡先

③ ご契約名義

④ ご利用場所住所

⑤ お客様ID

①~⑤の情報がしっかり管理できるようになれば、回線を解約するときに困る事はなさそうですね。ちなみに各書類ごとの記載場所は下の図をご覧下さい。

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こう見るとそんなに難しくなさそうですね。

自社で回線管理をしておらず、保守会社様や回線手配業者様へ委任している場合は①~⑤の情報が網羅されているかを確認したほうがよさそうですね。

実際に①から⑤の情報を網羅するように回線管理表を作成してみると、5枚の書類だと10分くらいの時間で完成します。

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イメージ画像の【サンプル】回線管理表は下記からダウンロードが出来ますので、ご自由に利用下さい。

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次回・・・『不要回線を解約して、コスト削減にチャレンジしてみよう』を配信いたします。

ご期待ください!!