『ペーパレス・キャッシュレスを実現!』 当社が "働き方改革に向けた業務効率化支援セミナー" に登壇しました。

2019/01/31渡邉 貴之イベント

20181214沖縄セミナー

今回のテーマである『働き方改革に向けた業務効率化支援』について3社それぞれの視点で講演いたしました。年末で多忙な時期にも関わらず多くの方にお集まり頂き、改めて"働き方改革"の注目度の高さと実行する上での課題感の高さを感じました。開催前に先立ち12月8日発行の『琉球新報』には本セミナーの概要が掲載されました。

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当社が一番手だったことも踏まえ、当社のパートではあえて自社サービスの詳細な説明を省き"真の働き方改革とは何なのか"という働き方改革の本質に迫ってみました。

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実現のポイントは新たな体験!

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まず日本が直面している"労働生産人口の減少"に触れ、各企業が"労働時間の是正"にのみ終始している現状や大手・中小企業の取り組み状況のギャップについて、データからみた当社の考えをお話させて頂きました。

働き方改革の本当の効果とは、企業側と働く従業員側とのシナジーから生まれるものであり、一方通行では付け焼刃であるということ。

毎日同じことを繰り返している、または同じ経験をしてきた人の集まりでは何人いても、新たな発想は出にくいということ。異なった経験をしてきた人同士の集団を形成すること。そしてそれぞれが異なった経験をすることで発想の掛け算がなされ、新たな発想が生まれてくること。

"ダイバシティー"という言葉が先行して、表面的に捉えてしまうことは避けるべきです。

新たな経験をする上で難しいのは、何を経験したらいいのか?企業側の目線で考えると、何を経験させればいいのか?

答えは一つではありませんし、業種や企業風土によっても異なると思いますが、共通して言えることは

『いつもの働き方では得られない体験をすること』です。

実際"男性の育児休暇の取得"や"ボランティア活動の参加"と"社員生産性向上"は密接な関係があることが分かっています。

『いつもの働き方では得られない体験をすること』

その為には、業務の負荷を減らし工程の軽減をはかる必要があります。

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上の図は経理部門の責任者を対象に、当社がおこなった経理業務に関する実態調査の結果になります。

請求処理業務についての調査では、企業には平均して110枚もの請求書が届いており、特にその中でも通信関係の請求書には赤枠で囲ったような業界特有の課題を抱えている事がわかりました。

当社のサービスで請求処理業務の効率化をはかれば、こういった課題の解決につながり、経理部門の方に"いつもと違う経験をする"為の第一歩『時間を作る』のお手伝いが出来るのではないでしょうか。

経理精算システムと働き方改革

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経費精算システム『楽楽精算』でお馴染み、株式会社ラクス(以下、ラクス社)様からは、最近増えてきている『電子帳簿保存法』への取り組み状況を踏まえ、働き方改革におけるペーパレス化の実現に向けて自社サービスのご紹介をしていただきました。

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(出典:株式会社ラクス提供資料 経費精算システムを用いた働き方改革の進め方)
平成27年度と比べ、申請件数・承認件数ともに2倍超の件数となっています。いかに電子帳簿保存法に対して積極的に取り組んでいる企業が増えてきているかということが分かります。
しかしながら電子帳簿保存法について、しっかり理解している人は少ないのではないでしょうか。もし仮に "スマートフォンやデジタルカメラで撮影すれば原本破棄ができる" とだけの理解だったとしたら、とても危険です。
電子帳簿保存法の適用には以下の要件をクリアすることが必要になります。

  1. 所定の手続きをもって所轄税務署から承認を受ける
  2. 所定の要件を守って運用を行う

上記をクリアすることで国税関係書類の一部の原本を破棄し電子保存が可能となります。

所定の手続きとは?

□税務署長の承認
電子保存を始める日の3ヶ月間前の日までに、所轄税務署長等に対して以下書類を提出し承認を受ける必要があります。

  • スキャナ保存の承認申請書
  • 使用するシステムの概要を記載した書類
  • 電子保存を行うPCに関する事務手続きの概要を記載した書類
  • その他参考書類

所定の要件とは?

□入力期限の制限
早期入力方式と業務処理サイクル方式のどちらかを選択する必要があります。早期入力方式は1週間以内、業務処理サイクル方式は1ヶ月+1週間以内の入力が必要になります。
□タイムスタンプ
存在と非改ざんであることの証明として必要になります。
□適正事務処理
各作業を別の人が行う体制が必要で、一人が複数の作業を行ってはいけません。そして不適切な処理の再発防止策として手続き規定等の見直しがなされる体制づくりも必要となります。
その他、見読可能装置の備付け要件や検索機能の確保等が存在します。

破棄して良い国税関係書類の一部とは?

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(出典:株式会社ラクス提供資料 経費精算システムを用いた働き方改革の進め方 )

電子帳簿保存法について、一問一答形式の資料が国税庁から出ていました。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/denshihozon_torihiki.pdf
(出典:国税庁の資料より)

まとめ

電子帳簿保存法によって、書類保管コストの削減やペーパレス化の実現ができる一方で、企業側では様々な準備に追われることになります。
まずは電子帳簿保存法について理解を深めることとしっかりとした準備期間を設けること、そして全て自社で考えずに他社の力を借りることも必要です。
ラクス社が提供している『経費精算システム』であれば、このあたりの課題をまとめて解決できるかもしれません。

法人カードで実現!ペーパレス化とキャッシュレス化

近年、日本でも電子決済サービスが増えてきました。
コンビニ等の買い物で「ピッ!!」という音で支払いを済ますケースも最近ではよく目にします。
しかし、諸外国と比較するとまだまだ日本は現金社会です。
ちなみにお隣の中国・韓国ではキャッシュレス比率が60%を超えています。日本はというと・・・約18%。
意外だったのがアメリカでキャッシュレス比率は45%だそうです。"支払いは全てカードで"のイメージがありますが、チップ文化が関係しているのでしょうか・・・。
この状況を問題視した経済省は2027年までに日本のキャッシュレス比率を40%まで引き上げる目標を立てています。JCB社もこの計画に携わっており、法人に対してのカード利用を推進しています。
個人ではほとんどの人がクレジットカードを持っているかと思いますが、法人でのカード保有率は約30%に留まっています。
今回は、企業が法人カードを導入するメリットを伝えて頂きました。

経費の見える化

『いつ・誰が・どこで・いくら』経費を使ったのか確認可能。

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手入力・人的ミスの軽減

利用明細をWEBで閲覧・ダウンロードできる。

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管理工数の軽減

現組織にあわせ、部署ごとに請求書・明細書の作成も可能で、小口現金出納管理の工数軽減にも繋がります。

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企業競争力と企業価値

キャッシュレス化・ペーパレス化による働き方改革の実現、間接コストの削減、人的リソースの確保が可能となり、コーポレート・ガバナンスの強化に繋がります。
働き方改革を推進する上で、課題の一つになるのは"どこから着手するべきか"です。

要は、目的もしっかりしていて運営体制も準備しているのに、肝心のどこから着手すべきかが分からず、時間ばかりが過ぎてしまうという状態です。
そんな企業にとっては、JCB社の法人カードの導入が課題解決の突破口になるのではないでしょうか。

あとがき

今回のレポートでは『普段の働き方では得られない体験をすること』や『電子帳簿保存法』『キャッシュレス化・ペーパレス化』という働き方改革を推進・実現する上でのキーワードをご紹介しました。
労働人口の減少という問題に直面している今だからこそ、これらを実現した際の効果は高くなります。思い切って自社だけで行う選択肢を捨て、他社の話を聞いて情報収集をする事が、働き方改革実現の近道かもしれません。

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セミナー登壇社
○株式会社インボイス
https://gi.invoice.ne.jp/
○株式会社ラクス
https://www.rakus.co.jp/
○株式会社おきぎんJCB
https://www.okigin-jcb.co.jp/index.jsp
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