【セミナーレポート】働き方改革について!3社共同開催セミナーのレポート!

2018/10/15渡邉 貴之イベント

セミナー

働き方改革の関連法案が可決され、どの企業も本格的に動いている中、以前から働き方改革を推進していた2社を招いての3社合同セミナーを開催しました。

その2社とは、自社で働き方改革グループを設置し、自社の成功例・失敗例を各所にセミナーを開催しているリコー・ジャパン社と働き方改革を経理と営業職目線でサービス展開されているラクス社です。

今回のセミナーには、当社インボイスも加わり3部構成で開催いたしました。これから働き方改革を邁進すべく多くの来場者に参加いただきました。

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セミナー概要

開催日:

2018年9月13日(木)13:00~15:30

テーマ:

『ワークスタイル変革の第一歩!今すぐ始められる方法を伝授します!』

構成:

1部 リコージャパンが取り組む働き方改革(リコージャパン社) 

2部 IT活用による働き方改革の実現(ラクス社)

3部 経理業務から始める働き方改革(インボイス)

会 場:

   イオンコンパス八重洲会議室

第1部 リコージャパン社 「リコージャパンが取り組む働き方改革」

自社で行った「働き方改革」に向けた様々な実例をご紹介いただきました。自社で行っただけあって非常にリアルな状況や、ありがちな反対意見のこと、やってはいけないこと等赤裸々に語っていただきました。

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働き方改革に限ってではないと思いますが、働き方改革を推進する上でポイントとなるのは、いかに軌道に乗せるか、推進していけるか、何をやってはいけないのかだと室岡氏は言う。

軌道に乗せる重要3項目として、主に "トップのメッセージがあるか" "部署横断で議論できる場所はあるか""現場の納得感を得られているか" が挙げられます。

そして推進するための重要項目としては "スモールスタートで実施" "ビフォー・アフターで効果測定" "率先垂範者への奨励" "好事例の発信と共有の場" の4つです。

やってはいけないこととして "会社ファーストの視点" "目指す姿を設定しない" "現状把握をしない" "現場放置主義"を挙げていました。

いかがですか?気付かずにやってしまっていたってことはないでしょうか。

同社が取組みをはじめたきっかけの一つとして、従業員数の減少を挙げていました。労働人口減少による採用が困難になった時代背景などが理由としてあるようです。

そこで働き方改革を通じて「従業員がいきいきと働きパフォーマンスの向上と新たな価値を生み出し続けることができる」会社を目指し、従業員が働きやすい環境作りを進めています。

取組みを始めた当初は、「働き方改革」による成果(売上拡大など)を求めすぎた為、会社主体の「働かせ改革」になってしまったようで、現在は社員主体の「働きがい改革」を念頭に取組みをされています。

具体的な事例を、3つの改革に分けてお話頂きました。

①労務管理の改革

  • 長時間労働対策として、PCログや勤務実績などのチェック
  • 柔軟な働き方の為、フレックス制度やシフト勤務制の導入
  • 1時間毎の休暇制度の導入

②組織・風土の改革

  • ダイバーシティ推進の一環として、在宅勤務導入

③働く環境の改革

  • ITツールによるテレワークの実現
  • ペーパーレスによる無駄な時間(作成、印刷、探す等)の削減
  • フリーアドレスにより従業員のコミュニケーションの活性化
  • 会議のムダ(長時間、移動、資料作成)を削減

②、③については、今までは実現が難しいこともITツールを利用することで従業員が働きやすい環境を整備することが可能になったようです。しかし大切なのはITツールをどれだけ導入しているかではなく、前提である目的を明確にすることと「体制」を整えること、そして「運用」をしっかり推進していくことが何より重要であるとのことでした。

●「体制」とは下記の3つ

  1. トップメッセージがあるか
  2. 部署横断で議論できる場があるか
  3. 現場の納得感を得られているか

●「運用」とは5つの項目をまわすこと

  1. スモールスタートでトライアル
  2. Before/Afterの効果測定
  3. 率先垂範者への奨励
  4. 不具合修正の上、展開
  5. 好事例の発信、共有の場づくり

自社の体験から実例を踏まえてお話いただきましたので、こういう風にやっていけばいいのかというHOW TOとしてもご活用いただけるのではないでしょうか。

第2部 ラクス社「IT活用による働き方改革の実現」

会社設立当初より急激に社員数を伸ばしてきたため社員への管理が行き届かず、以前は従業員の長時間労働がまかり通っていたそうです。

そんな自社の経験から生まれたサービスが『楽楽精算』であり、『働き方改革』の実現において課題の一つでもある"長時間労働" について、是正と改善に繋がるサービスの展開をされています。

今回は『楽楽精算』で実現する、経費精算業務効率化についてお話いただきました。

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冒頭、『楽楽精算』の導入事例をご紹介し、結果として「業務効率化を実現した会社は筋肉質で利益の出やすい体質になっている傾向にあります」 IT活用は不可欠です」と説きました。

ITを活用した経費清算業務効率化とは

  1. 定型業務の自動化
  2. 業務プロセスの見直し
  3. 労働環境の改善

ラクス社独自の調査によると、51.8%のビジネスマンが経費精算に苦労している一方、経理担当に関しては「ミスが許されない」が34%となっています。

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ITを活用することによって、時間と場所に捉われない効率的な働き方を考える必要があると福田氏は伝えました。

経費精算を簡単かつ正確にすること、ペーパレス化の推進と働きやすい環境づくりを構築すること。これを実現するクラウドサービスとして交通費精算・経費精算システムの「楽楽精算」のご紹介をされました。

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営業部門と経理部門、一般従業員と管理職にとっての『楽楽精算』

交通系ICカードと連動し、交通費精算で一番面倒であろう手入力が不要です。さらにスマホで撮った領収書も簡単にインポートでき、ペーパレスで申請も可能です。管理者にとってもマルチデバイス対応なので、申請内容のチェックもいつでもどこでも容易に出来るようになっています。

また、経理部門においてもお使いの会計ソフトに合わせたCSVデータを自動生成し、さらに全銀対応のFB(振込)データの自動生成もしてくれますので手作業でのミス防止、作業工程の軽減も可能です。

このように、『楽楽精算』は一般社員や営業部門だけでなく、管理職・経理部門に対しても業務効率化を実現できるサービスとなっています。

最後は、『楽楽精算』の導入企業事例のご紹介となり、来場者にとっても利用シーンの一つとしてイメージがついたのではないでしょうか。

第3部 インボイス「経理業務から始める働き方改革」

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働き方改革を実現する為のプロセスは会社ごとに様々で、業種や企業規模によっても違うと思います。

では、この『働き方改革』という非常に大きなキーワードに対し、企業はどう向き合うべきなのか。どう踏み出せばいいのか。ここに焦点をあて、当社が考える『働き方改革の第一歩』をお伝えさせていただきました。

ある会社の調べでは、有給取得の推進・長時間労働の見直しを実施している企業は65%強にもなります。これに対し、会社と働く従業員との感じ方のギャップが生じているのも事実です。(引用:株式会社マクロミル調べ)

『働き方改革』という言葉が先行して、企業がこぞって『有給を取得させる・残業をさせない』だけに捉われてしまうと、本来の『働き方改革』の本質を見失ってしまいます。

例えば、周りの企業がRPAやAIを導入したからといって、自社でも導入の検討をするのではなく、まずは "現状を把握する事" と "課題の整理をする事" です。その上で自社にあったプロセスとゴールを考えることが大切だと長尾は言っています。

生産性向上の実現を経理業務から

『働き方改革』の実現に業務の効率化は必要不可欠ですが、働く一人ひとりの生産性向上に繋がってはじめて効率化になるものです。

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図:生産性向上における当社サービスの立ち位置

上記の図にあるように、生産性の向上を実現する方法は様々あると思いますが、大きくは "改善" "BPO" "業務の廃止" の3つだと思います。

当社サービス『通信料金一括請求サービス:Gi(ジーアイ)』はBPOの領域で生産性向上の一手を担っています。

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図:経理業務の中で集中して取り組みたい業務

当社のサービスの性質上、経理部門との接点が多いため経理業務に関する調査を実施いたしました。

結果としては、経理部門としては本来経営に直結した業務に集中すべきとの意見が多い一方、取り組めていない理由として請求書処理業務を挙げられています。

当社の『Gi(ジーアイ)』で請求書をまとめ、情報を一元管理(データ化)することでの業務軽減を提案しています。

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請求処理業務の中でも電話代をはじめとした通信料金の請求書については、近年様々な通信デバイス(スマートフォンやタブレット)が登場し、営業現場の効率化が図れている一方、経理部門での請求処理業務の負担は大きいものとなっているのが現状です。

経理業務、特に通信関係の請求書処理業務から始める『働き方改革』もご検討されてはいかがでしょうか。

さいごに

今回のセミナーのテーマ "働き方改革の第一歩" について、業務効率化や生産性向上に触れてきましたが、本質は今ある業務を効率化させるだけでなく、創出された空き時間をどれだけ有効活用できるかだと思っています。

つまりその時間で今まで考えられていなかった、新たな価値を生み出すこと、それによる個々のレベルアップを実現し、会社として成長することこそが、本当の意味での『働き方改革』の実現なのだと思います。

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●セミナー実施企業

第1部:リコージャパン株式会社 https://www.ricoh.co.jp/sales/about/

第2部:株式会社ラクス https://www.rakus.co.jp/

第3部:株式会社インボイス https://www.invoice.ne.jp/

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