【社内突撃インタビュー企画】複数月カレンダーが経理担当者を救う?

2020/09/14渡邉 貴之お知らせ

202009interview

そろそろ、毎年年末に配布しているカレンダーを発注する時期になりました。(社内事情)

この時期になると、ふと思うことがあります。
それは、毎年インボイスがお客様に配布している卓上カレンダーが、なぜ毎回大好評なのか?ということです。

「待ってたよー。これ使いやすいよね」
「卓上がうれしい」

こんな声を毎年いただきます。

ちなみに去年配布したカレンダーはこれです。

↓↓↓

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2019年12月より配布したインボイス卓上カレンダー

毎年好評であるこのカレンダーを見て、私が感じた他のカレンダーとの違い

【インボイスカレンダーの特徴】

  1. 日にちの部分に直接書き込める余白がある
  2. 卓上である(上の画像では分かりにくいですが)
  3. 4か月分(複数月)が一度に見られる

ちなみに、お客様の声を集めてみた結果、大好評である理由の多くは、③の特徴によるものでした。

果たして、この特徴がなぜお客様(経理部門の担当者)に喜ばれているのか?

営業畑の私にはさっぱり分からない(基本、手帳派です)ので、この3つの特徴について、当社経理部門の担当者に突撃インタビューをしてみました!

すると、、、思いがけない理由が、、、!!

※社内インタビューなので、個人差があることをご了承ください。

日にちの部分に直接書き込める余白がある

「カレンダーは必須です」

そう答えてくれたのは、経理部門における実務業務全般・および新人教育係の神取さん。(2016年入社)

「経理部門の業務は、日々決まったルーチンで動いています。しかも"忘れていた"では済まされない業務を行っています」

その代表的な例が請求書の締め日と支払日の把握。カレンダーには必ず書き込むそうで、その際『締め日』『支払日』と書き込めることがとても重要だと言います。

書き込むスペースがない場合は、色違いの丸印をつけることもありますが、これは勘違いを招く大きなリスク。

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実際の神取さんの使っているカレンダーをお借りしました。(都合上、一部網掛け加工をしています)

9月の日にちの部分には、ほぼ毎日書き込みがされているのが分かります。よく見ると、右上の10月の部分に丸印まで。

土日には斜線を引いて目立たせているので、一目で出社日ではないことが分かります。

卓上であること

カレンダーには"壁掛け""卓上""電子"と様々な種類(形状)があります。

その3種類のカレンダーがあって、どれを選ぶかを質問してみると、即答で「卓上」と答えてくれました。

それは何故なのか...

まず、カレンダーは他人と共有するものではないということ。

個々に与えられた役割があり、全員が同じ動きをしているわけではないので、『いつまでにこれをやっておく』という業務のスケジュールに微差があるためです。

ちなみに企業カレンダーで卓上型はあまり多くないらしく、卓上カレンダーは希少性の高いものとなっているようです。

複数月が一度に見られる

ついに本記事の核心、

『当月だけではなく、2か月先、3か月先まで見ることのできるカレンダーは何故好まれるのか?』

に迫ってみました。

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ミスの許されない性質の業務が多い経理部門の中で、目の前のカレンダーに予定が書かれていることの安心感は絶大な効果を発揮するようです。

「あらかじめ、暦に応じてほぼ固定されるスケジュールは次月、次々月まで記入します」

※極論一年分記載したいくらいと話してくれました。

「それ以外にも部内のミーティングや個別に与えられた業務(例えば、業務マニュアル作成)については、ルーチン業務以外で計画を立てて行う必要があります」

「自身の業務スケジュールを立てる際、次月のルーチンワークを確認するためにカレンダーをめくるという行為は、低いながらもストレスになり、スケジューリングのミスにもつながってしまう」と、日常に潜む現場ならではの話をしてくれました。

「これは取引先企業との電話でのやり取りが発生した場合にも言えることなんです」

「そして単月しか見ることのできないカレンダーを使っていると、(というより当月のことばかり考えていると)自然と思考や視野が狭くなってしまい、業務の質や効率を落としてしまうことになってしまいます」

たかがカレンダーと思っていましたが、案外軽視できない話になってきました。(ここまで業務への影響をもっているとは...)

カレンダーでモチベーションが変わる!?

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例えば今月が6月とします。

祝日が一切ないこの月は、なかなか気分的にもハードです。

でも8月までが見えるカレンダーだったら...。夏休みが見えるんです。

今月が10月だったら...。12月、1月が見えると年末年始が見えるんです!

さらに「複数月が見えることで休暇の予定も早めに立てられます」(神取さん)

業務の質や効率を考える上で、リフレッシュは欠かせません。

まさか、たかがカレンダーが人のモチベーションを左右するとは思いませんでした。

『業務』も『休暇』もしっかり計画を立てて実行していくことがとても重要だと痛感しました。

経理業務を救う?請求書をまとめるということ。

ミスの許されない性質の業務をこなしている経理部門の担当者のプレッシャーを助長しているものの一つに"業務過多"というものがあります。

自分のキャパシティ、部門のキャパシティを超えてしまっている状態です。

もちろん、優先順位をつけ、計画を立てて業務をこなしていくことである程度の効率化は図れると思いますが、業務量を減らすということにも目を向けることもできます。

つまり、

業務工程の軽減を実現する 

ということです。

例えば、請求書の処理業務。

特に通信関係や公共料金関連の請求書は拠点に影響されやすく、また契約先が複数になりやすいため、請求書の枚数が増える傾向にあります。

複数回の請求処理、複数回の支払処理が発生し、その分リスクも高くなります。

通信・公共料金関係の請求書をまとめることで、請求処理と支払処理を1回にまとめ、あらかじめリスクを軽減しておくことが重要です。

今ならまだ、インボイスカレンダーをゲット出来るかも!?(笑)

今回の経理部門へのインタビューを通して、経理の現場担当者の置かれている業務環境が少し見えてきた気がします。

そして、担当者ならではの工夫をしながらハイプレッシャーな業務を日々こなしているということも分かりました。

請求書をまとめることで外的要因を変化させ業務をスリム化する。

これが結果として、経理部門担当者の業務効率化に繋がるのかどうかだと思います。

案外、環境を変化させることって難しくないのかもしれませんね。