総務・人事部門の業務効率化のポイントとは? 生産性向上を助けるサービスを紹介

2021/02/22渡邉 貴之リサーチ

総務・人事部門の業務効率化のポイントとは? 生産性向上を助けるサービスを紹介

総務・人事部の仕事は多岐にわたるため、業務効率化を検討している企業も多いのではないでしょうか?しかし個人情報を扱う業務もあり、どの仕事を効率化すべきか悩んでしまいますよね。

そこで今回は、総務・人事部の業務効率化のポイントを詳しく解説すると共に、生産性向上を助けるサービスも紹介します。業務効率化を検討されている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

総務・人事部門が抱える課題

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総務・人事部が抱える課題には、大きく分けて以下の4つがあります。

  • 業務が属人化する
  • 業務範囲が広い
  • 定量的な評価が難しい
  • ミスの許されない業務が多い

総務・人事部の業務は一言で表すと、「企業や社員全体が円滑に運営・働けるように、サポートする部署」です。
そのため、業務範囲が広く定量的な評価が難しいなど、抱える課題は山ほどあります。業務効率化を図るために、まずは総務・人事部が抱える課題を明確化することから始めましょう。

業務が属人化する

業務の属人化とは、業務を担当した人にしか詳細が分からず、問題解決などができない状態を指します。
総務・人事部では業務範囲が多岐にわたるため、業務を担当者に割り振っている場合が多いです。
また、小規模な企業では総務・人事部の業務を一人で担っている場合もあります。担当者しか業務の進め方を把握していないため、急な休暇や退職が発生すると引継ぎに苦労するのが属人化の問題点です。
多くの業務を請け負う総務・人事部では、他の部署よりも属人化する傾向が強いため、属人化をいかに防ぐかが課題として挙げられます。

業務範囲が広い

総務・人事部の業務範囲は、主に以下のとおりです。

  • 採用企画、新卒・中途採用
  • 人材育成、配置・異動
  • 労務管理
  • 社会保険手続き
  • 福利厚生の導入
  • 建物管理
  • 社内環境整備
  • 備品や機器の購入

採用業務だけでも、企画や面接など細かな仕事があります。また、配置や異動については、社員の能力や功績などを適正に評価して決めるだけでなく、人事評価するにあたり情報収集などを行うほか、引越業者との打ち合わせや多くの手続きが必要となる転勤引越の手配などもあり、まとめるまでに時間を要する業務です。
このように、総務・人事部の業務は他の部署よりも多く、範囲が広いため、残業続きの日々を送っている人も多いです。

定量的な評価が難しい

定量的とは仕事の状況や状態を数値化して表すことですが、総務・人事部は業務内容的に数値化するのが困難なため、定量的な評価が難しい部署です。また、数値化できない業務に対しては定量的な目標も立てづらいといった課題もあります。
例えば、売り上げや受注件数など数値で明確な目標を立てることができる営業部などは、定量的な評価がしやすく、社員も明確な数値があるので目標達成に向けて計画が立てやすいといったメリットがあります。
しかし、大半の業務が数値化できない総務・人事部では目標が曖昧になることが多いです。

ミスの許されない業務が多い

総務・人事部は、入社や退職する社員に対しての社会保険手続きなど、手続きに関する様々な業務が発生します。その他にも、契約書や大事な書類などを扱うこともあり、確認漏れや手続きなどミスの許されない業務が多い部署です。
例えば、他の部署から依頼のあった備品調達に関して品物や個数を間違えて発注してしまうと、備品を頼んでいた部署は計画通りの作業ができなくなるなど、業務に支障が生じてしまいます。
発注ミスといった些細なミスであっても、業務の遂行をストップさせてしまう事態を招いてしまうことに繋がるため、総務・人事部の社員は何度も確認する作業に追われています。

総務・人事部門の業務を効率化するポイント

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総務・人事部の業務範囲は広いですが、抱える課題を明確にし、業務を効率化することで、社員の負担や課題が軽減することが出来ます。
総務・人事部の業務効率化でおさえるべきポイントは、次の3つです。

  • 業務を見える化する
  • ITツールを導入する
  • 外部サービスを利用する

3つのポイントを踏まえることで大幅に業務を効率化でき、重要な業務に集中することでミスが減り生産性が向上し、企業全体が円滑に運営できるようになります。

業務を見える化する

業務の見える化とは、各業務の進行状況などを部署内の社員全員が把握できるようにすることです。
例えば、どの業務を誰が担当しているか、その業務の進行状況はどうか、といったことを一覧にしたリストを作成し、部署内の社員全員で共有します。
業務を見える化することで属人化を防げるなど、課題をクリアすることに繋がります。

ITツールを導入する

業務を見える化することにも繋がるITツールの導入ですが、タスク管理ツールなどを利用することで作業の進歩状況が一目で分かるようになり、目標が立てやすくなるなどのメリットがあります。
また、チャットワークなどのビジネスに特化したツールを使うことで資料の共有が簡単にできるなど、業務を効率化する便利なITツールはたくさんあります。
総務・人事部は伝票処理などの事務仕事も多い部署のため、ITツールを導入することで大幅な業務効率化を図ることが可能です。

外部サービスを利用する

総務・人事部の業務内容の中には外部サービスに委託できる業務が多く含まれています。
例えば、採用業務の中で面接は人事の担当となりますが、その他の人材募集などについては求人に特化した外部サービスに委託することで、求職者の対応など細かな業務が軽減でき、かつ効率的に採用業務を遂行できるといったメリットがあります。
外部サービスはその分野に特化した専門企業のため、総務・人事部が担当するよりもスピーディーで的確な業務を行ってくれるなど、業務効率化を図るうえでは欠かせない選択肢の一つです。

総務・人事部の業務の中でも効率化を図れていない業務とは?

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転勤時の引越手配は総務・人事部の業務であり、なかなか効率化が進められていない業務でありながら、負担も大きい業務、それが転勤時の引越手配業務です。
業務負担が大きい主な理由は、次の5つです。

  • 部屋探し
  • 不動産業者との打ち合わせ
  • 引越業者との打ち合わせ
  • 転勤する社員との打ち合わせ
  • 見積もりの精査

特に打ち合わせに関しては、相手側のスケジュールなどもあるため日時合わせだけでも苦労します。
また、転勤時は引越の繁忙月と重なることが多いため、予定に合った引越業者を見つけにくい、引越費用が高騰するなど問題となる課題が多く発生します。

株式会社ビズリンクが提供しているサービスである「テガルン」では、引越業者の手配と部屋探しをまとめて依頼することができ、トラブルが発生した際には、引越業界出身のコンサルタントからサポートやアドバイスがもらえます。

転勤者の引越手配を軽減するサービス「テガルン」

テガルンは転勤時の引越に特化した外部サービスで、「転勤引越の課題を解決する人事総務向け支援サービス」です。
テガルンの主なサービス内容は、主に以下のとおりです。

  • 引越料金の無料診断
  • 転勤者の引越に関わるあらゆる手配を代行(部屋探し、引越業者との打ち合わせなど)
  • 引越手配の進行状況などがいつでもパソコンで確認できる

テガルンを利用することで解決できる課題は、

  • 相見積もりをする必要がない
  • 打ち合わせの時間が削減され他の業務に集中できる
  • 転勤者からの問い合わせを減らせる(引越日時はいつなのかなどの問い合わせ)
  • 引越がスムーズに行われるため、転勤者のストレスを軽減できる
  • 引越業者の繁忙月でも的確に手配が完了する
  • 引越料金が削減できる

などで、転勤時の引越に挙がる多くの課題が解決できます。
では、実際にテガルンを利用した企業の業務効率化の達成事例を紹介しますので、総務・人事部の担当者の方はぜひ参考にしてください。

業務効率化の達成事例 その1

総務担当者の業務負担を軽減しながらも、繁忙期にも引っ越し費用が高騰しなかった医療会社F社の達成事例。

Q: 実際にテガルンを導入いただいた後、一番効果を感じたポイントはどこでしょうか?

弊社が抱えていた転勤者及び担当者の手間を大幅に軽減できました。転勤はただでさえ社員にストレスを与えてしまっていたのでその部分がかなり改善されたのではないでしょうか。

今までは早くても届くのに1週間以上かかっていた見積書ですがテガルンサービスを利用してからは早いときですと依頼した当日に見積書が届く場合もあり催促の必要なく迅速な対応に驚いてます。金額に関しても、専用の料金表を作成していただけるので繁忙期でも高騰することなく安心して依頼ができます。

引越手配の手間が軽減できたおかげで通常業務に専念できるようになり大変助かっています。

引用:テガルンサービス導入後は、手配のスピードもあがり転勤者のストレスも減りました。 | 株式会社ビズリンク

業務効率化の達成事例 その2

引越業者選びに時間がかかってしまい、対応が遅くなることで転勤者からの不満も多かった、WEBマーケティング会社のS社。
テガルンを利用することで、引越業者が見つからない不安と転勤者からの不満を同時に解決できた成功事例です。

そして何より「手配ができる引越会社が見つかるか?」という不安がなくなったのは本当にありがたいです。

転勤者についても、テガルン導入までは引越会社を決めるまでに時間がかかっていたので、

引越会社からの連絡が遅くなりがちで、実際に社員からの不満の声も多かったのですが、

今は早急に対応いただいてダンボールなどの手配も早くなっているので大変助かっています。

今は従業員からの不満の声は一切上がっていません!

引用:費用も明確!繁忙期でも安心してお任せしています。 | 株式会社ビズリンク

業務効率化の達成事例 その3

転勤が集中する時期には通常業務が滞ってしまうほど、引越手配に時間と人手を取られてしまっていた小売業のA社。
テガルン導入後は転勤対応で通常業務が止まってしまうことなく、全体がスムーズに回っているとのこと!
会社全体にいい影響をもたらした成功事例です。

弊社専用の料金表を作成してもらったことで、料金が明確になりコスト削減が確実にできるところが

メリットだと思いますが、弊社の場合は人事担当者の業務負担がなくなったことで、通常の業務を

滞りなく行なえるようになったことが最も良かったと思う部分です。

転勤時の引越手配というのは、1年間通して満遍なく発生するというのは稀だと思います。

普段は"通常の業務"というものがあり、繁忙期や手配が集中する時期はその通常の業務まで手が回らなくなったり、完全に止まったりすることがありました。

今は、どの季節であっても通常の業務が引越手配業務の影響を受けずに、スムーズに進むのです。

これは会社全体に対しても良い影響を与えると考えています。

引用:"テガルン"で繁忙期でも引越手配がスムーズ!いつでも通常業務に集中できます! | 株式会社ビズリンク

まとめ

総務・人事部の業務は幅広く、多くの課題を抱えています。特に、転勤時の引越に関わる業務は多くの担当者を困らせていますが、その悩みの多くはテガルンが解決してくれるでしょう。
テガルンを導入すると業務の効率化が図れるため、総務・人事部が本来やるべき業務に専念することもできます。引越業務の効率化を模索している方は、テガルンの導入をぜひ検討してみてください。