請求書はメールで送っても大丈夫?郵送との違いや注意点を紹介

2020/12/28渡邉 貴之請求Tips

20201228_mail

紙による請求書発行業務には、印刷代や郵送代などの費用が発生します。
従来の紙による請求書発行業務をメールによる送付に切り替えることができれば、これらの関連費用をゼロにすることも可能です。

郵送との違いをしっかりと理解することで、自社に沿った対応方法を検討していきましょう。

請求書は紙でないといけない理由

「請求書は紙でないといけないのか」という疑問は、経理担当者のみならず、ビジネスパーソンであれば1度は持たれたこともあるかもしれません。
法律的にいえば、請求書の発行は義務付けられているものではありません。

請求書はあくまで企業間取引において、ある商取引が完結したことを示す書類として存在しています。
日本では古くからの商慣習に基づいて、原本の提出を必須としているケースが多く見られます。

そのような会社にとっては「請求書原本」は取引が完了したことを示す書類として扱われています。
そのため、請求書をメールでの発行に変更したいと申し出ても、スムーズに先方が受け入れてくれる可能性は低いです。

そのような会社の場合は、当面の間は紙面による原本発行とメールでの発行を併用することが現実的な手段でしょう。

請求書の郵送とメール送付の相違点

請求書を郵送するのと、メールで送るのとで大きな違いは、請求書自体に押印をするかどうかです。

現在、書面にて発行している請求書は、基本的に押印をしている会社が多いです。
しかし、この押印に関しては請求書自体が法的に義務付けられていない書類のため、書面やメールに関わらず、押印なしでも書面としては有効です。
ただし、取引が完了したことを示す証拠書類としては、会社の角印などが押印されている書類の方が信憑性は高いと見なされます。

そこで、メールでの送付に関しては「電子印鑑」を使用するのが一般的です。
社内にて電子印鑑を作成すれば、PDF上に直接印鑑を押印することが可能です。

電子印鑑に関しては、取引先が不審に感じる場合もありますので、仕組みに関しては事前に説明しておくことが必要です。

メールで送る場合の2つの注意点

請求書はメールで送っても大丈夫?郵送との違いや注意点を紹介.jpg

請求書をメールにて送付するといっても「添付するファイル形式はどうすればよいのか」「文面などはどのようにすればよいのか」などの疑問が出てきます。
送付方法に関しては、決まったルールなどはありませんが、これだけは注意しておきたい2点について紹介します。

1.添付ファイルはPDFで送付する

請求書をメールに添付する際は、エクセルやワードなどさまざまなファイル形式がありますが、PDFにして送付すると良いです。
理由は受領側が見やすいのはもちろんですが、取引先が受け取ったファイルを簡単には修正できないからです。

エクセルやワードであれば、取引先で簡単に修正できてしまいますので、請求書としての信憑性が低くなってしまいます。
仮にエクセルなどで作成した請求書でも、必ず送付前にはPDF化した後、取引先に送付しましょう。

2.メールの文面に請求書の中身を記載する

請求書をメールで送る際の文面には、とくに決まったルールはありませんが、請求書の中身を(請求内容・請求金額・支払期限など)を記載すると親切です。

メールを受信した際に、本文に記載があれば担当者の目に入ります。
忙しいビジネスパーソンにとって請求書処理は手間のかかる作業とみなされ「あとで開けばいいや」という気持ちが働き、そのまま忘れてしまうということが多々あります。

後回しにされてしまうことを防止するためにも、手間であっても本文に内容を記載することで、請求金額と支払期限が先方担当者の頭に入り、期日までに処理してくれる可能性が高くなります。
参考までに以下の例文を記載しておきますので、文面にお困りの方はぜひ参考にしてみてください。

請求書をメールで送る場合の例文

・件名
 ◯月分請求書送付について(〇〇株式会社)

・本文
株式会社○○  ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたびは弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。

さっそくではございますが、先日発注頂きました商品の請求書をPDFファイルにて送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご請求内容:○○
ご請求金額:10,000円
お支払い期限:20○○年○月○○日

金額などをご確認の上、支払期日までにお振り込みいただけますよう
よろしくお願いいたします。

ご不明な点やご要望がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
今度ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールによる請求書発行は取引先に理解してもらうことが大切

メールによる請求書発行は、印刷代や郵送代が削減できるため、送付側にとっては大きなメリットがあります。
一方受領者側には、郵送によるタイムラグの削減や電子データ保管による紙の保管業務の簡素化などのメリットがあります。

また、請求書原本を紛失したから再発行してほしいといった無駄なやりとりをなくすこともできます。

メールによる請求書発行を開始する際は、自社の一方的な都合だけではなく、受領者側にも大きなメリットがあることを理解してもらうことが重要です。
今後はテレワークなどの普及によりますますメールによる請求書の発行が増えてくることが考えられます。

無駄なコストと手間を削減し、本業に集中できるよう社内の体制を整えていきましょう。