効率化から生まれた、社員の意識改革。

-西部電気工業株式会社様-

西部電気工業株式会社様

導入前の課題意識
  1. ・毎月200枚を超える通信関係の請求書の処理が都度発生し非効率
  2. ・拠点が多数あり、各拠点担当者が処理。本社での把握が困難
  3. ・多数の請求書がバラけているため、通信に関する契約の把握が出来ていない状況
西部電気工業株式会社

名称 西部電気工業株式会社
設立  1947年7月3日
代表者 代表取締役社長 熊本敏彦
本社 〒812-8565 福岡県福岡市博多区博多駅東3丁目7番1号
事業内容 情報通信工事業/ソリューション事業/設備・環境事業 ほか
従業員数 1,265名(連結)
企業サイト https://www.seibu-denki.co.jp/


インボイスの導入効果

  1. ・煩雑な請求業務も1本化になったことで、各拠点担当者の業務負担が激減
  2. ・複数の請求情報もデータ化されたことで、全体の契約が明らかになった
  3. ・請求情報が一元管理されることで、総務部門と各拠点の原価意識の向上に寄与

複数の営業拠点を持ち、社内の業務改善・効率化を推進してきた中でインボイスのサービスに出会った。導入までの苦労や導入後の効果、そしてどんな風に社員の成長に繋がったのか?


導入の背景と課題

「ちょうど請求処理業務をしているときにインボイスさんから電話が来ました」と言うのは当時請求処理について実務担当をされていた松江氏。

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毎回、請求処理をしながら、もっと効率化をはかれないものかと考えていましたが、なかなかいい案が浮かばず、そんな矢先でした。

携帯電話の請求はある業者にお願いしていたのですが、それ以外の請求書は各電話会社から来ていて、バラバラでした。以前より、経費削減のため様々なプランの電話回線の契約をしており、(電話回線について)現在の契約状況の把握などがなかなか出来ていない状況でした。

当時の上司からの後押しもあり、一度話を聞いてみようと思ったのがキッカケです。



現場担当者が抱える本当の課題

複数の拠点を持っている同社では、拠点ごとにその時々で契約を見直ししており、複数のキャリアと通信契約を結んでいた。また各拠点合わせて毎月200枚以上の請求書があり、支払日や支払い方法も異なり、処理している現場担当者の業務を圧迫していた。さらには短期間の仮設現場などがあり、その際の請求の処理についても現場担当者側の悩みの種だった。

請求書の数が多く、他の業務と平行しながらなので、多少のミスはある。残業時間もさることながら、社員の生産性向上を図る必要を感じていた。

インボイスの提案と導入の決め手

インボイスからの提案は、以下のとおりである。

  • 請求書をまとめ、月1回の請求、1度の引き落としにする
  • 請求処理業務の削減を実現し、空いた時間の有効活用化

「通信費だけでも全拠点合わせると、請求書が毎月200枚以上はありましたので、まとめることで請求処理に関する業務が楽になり、人的ミスも減るなと直感的に思いました」と松江氏は当時を振り返る。

ただ、「まとめるだけなのか、こういう業界はどういう仕組みなのか、その中でどうインボイスさんのサービスが成り立っているかが不思議でした。その部分も丁寧に営業の方がご説明して下さったので、安心しました」(松江氏)

インボイスのサービスの導入の決め手、そして社員の意識改革とは・・・

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