請求書処理業務の簡素化を一括請求サービスで実現。 ~ 請求管理をシンプルにしたことで「管理会計」と「資金管理」の煩雑さが消えた ~

-株式会社湘南ゼミナール様-

株式会社湘南ゼミナール様

導入前の課題意識
  1. ・ワークフローシステム導入にあたり通信・水道光熱費の引落処理について 社内承認システムへの登録・会計システム処理の業務量が多い
  2. ・新しい教室がオープンするたびに口座開設していたため資金管理が煩雑
  3. ・複数の契約内容の把握が難しくコスト管理が出来ていない状況
株式会社湘南ゼミナール

名称:株式会社湘南ゼミナール (※2019年4月時点)
設立:昭和63年4月
代表者:代表取締役社長福村賢一
本社:〒220-0011神奈川県横浜市西区高島2-6-32横浜東口ウィスポートビル21階
事業内容:小中高を中心とした進学塾、大学受験予備校、その他教育関連事業
社員数:785名
生徒数:35,235名教室数:260教室
企業サイト:https://www.shozemi.com/


インボイスの導入効果

  1. ・請求の一本化およびデータ化により、約1,000件近くを想定していたワークフロー申請が一本化
  2. ・支払い、会計処理について一元化した管理体制になり、資金管理の効率化および効果的な 管理会計に寄与
  3. ・複数の契約内容も請求情報がすべてデータ化されたことで、全体の把握が容易になった

請求管理をシンプルにしたことで「管理会計」と「資金管理」の煩雑さが消えた方法とは?


導入の背景と課題

事業の拡大とともに増える業務と煩雑化する作業

年間10以上もの教室を新たにオープンしている湘南ゼミナール。教育を通して社会貢献を実現している同社は、増え続ける業務量と解消できない資金管理の煩雑さに頭を悩ませていた。新しい教室をオープンするたびに口座開設を行っており、各教室ごとに引落処理が発生。この引落処理は1件ずつ社内の承認システムに登録する必要があり、さらには会計システムへの入力も必須。緻密な業務が膨大にあり、ミスが許されないハイプレッシャーの中で業務をこなしていた。


「260教室分をそれぞれ登録・処理しなければいけなかったので非常に手間でした。さらには引落しなので詳細の内容まで管理できておらず、資金管理面でも把握が難しい状況でした。中でも通信費に関しては、属人化されていた部分でまったく内容を把握できていませんでしたし、社内で利用している携帯電話も増え続けてました」と語るのは、同社で支払い申請業務全般に携わっている総務部の総務グループ長。

社内から上がった声に救われる!?

「教室ごとに分かれている口座を一つにまとめようとしましたが、各教室の口座変更の手間を考えるとなかなか踏み切れませんでした」と語るのはインボイスのサービス導入に携わった管理部の財務グループ長。

解決策を模索していたとき、前職で管理面・間接的なコスト面の改善をした経験のある従業員の声を聞いた。それはインボイスのサービスであった。

導入前:本社だけでなく各教室分の請求処理業務に追われ、管理業務に手がつけられない状況だった。

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社内から声が上がったことによって、一気に加速した解決策とは・・・

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