月4,000件の請求書処理に追われる日々。拠点分散による管理体制の限界

小林製薬グループでは、全国の拠点とグループ会社を合わせ、月約4,000件に及ぶ通信料金の請求が発生していた。

最大の課題は、業務の「分散」と「アナログ処理」であった。

支払処理は、グループ会社がそれぞれで支払を行うものと、本社が一括で支払った後にグループ会社へ費用を付替するケースが混在していた。

さらに、請求書の到着時期は事業者によってバラバラで、支払方法も窓口振込などの非効率な手段が残っていた。業務管理グループの加藤様は「導入前は現金での支払いも多く時期もバラバラであることにくわえ、回線ごと　に費用を負担する所属との紐づけも必要であり管理は極めて手間だった」と振り返る。

人材戦略で掲げる「人的資本の最大化」と「創造的な仕事への集中」に反して、請求書処理等に多くの時間が奪われていた。特に、頻繁に行われる組織変更や拠点の新設・廃止に伴う回線の負担先の精査は膨大な工数を要し、戦略的業務へのシフトを阻む大きな壁となっていた。

導入後の効果

4,000件の処理を2時間に。人を増やさず管理体制を強化

導入後の効果は、当初の期待を大きく上回るものだった。かつて数日を要していた請求処理は、現在では2時間程度で完了している。

具体的なフローとしては、月末に集中して届く請求書から、利用場所の特定できない通信回線を精査し、社内のシステムへマスター登録を行った後、一括請求データを会計システムへ取り込む。組織変更に伴うエラーが発生しても、IT部門や経理担当者との連携で迅速に解消できる体制が整い、運用の安定度が大幅に向上した。加藤様は「もしこのサービスがなければ、数千件のデータ突合を手作業で行い、処理に何日も費やしていたはずだ」とその効果を高く評価する。

さらに、この高効率な体制構築は、今後の通信インフラの変革期においても強みとなる。ISDN廃止に伴う回線移行や、通信量増加に伴う光回線の増強など、回線マスター環境は今後数年で大きく変化することが予想されるが、一元化されたデータ基盤があることで、抜け漏れのない運用と最小工数での対応が可能となっている。

まとめ

「他社への切り替えは考えられない」 外注から"不可欠なインフラ"へ

小林製薬にとって、インボイスのサービスは今や単なる外注ではなく、業務を支える不可欠な「インフラ」として定着している。長年利用を続けている理由について、「現在のサービス内容と価格体系に非常に満足しています。他社へ切り替えることは、今の環境では考えられません。」と語る。

今後、通信環境がどう変化しても、インボイスを介することで管理プロセスを効率的に保ち続けることができる。

「通信回線数が多い企業や、請求がグループ内で分散している企業には間違いなくおすすめできる」という言葉は、実際に数千件の管理を最小工数で実現してきた当事者ならではの重みを持つ。小林製薬はこれからもインボイスとともに、効率化の先にある付加価値創出を見据え、さらなる成長を目指していく。